當公司打算要汰換掉本地的Exchange Server架構時，IT與End User 之間的溝通及配合，可能會出現一些問題。
作為電郵平台遷移的一部分，許多組織在 Exchange Online 和 Office 365 之間做選擇。一旦決定從本地Exchange Server轉移到雲時，IT部門就必須檢討及審核各種因素，以利於決定使用Office 365整套方案，還是僅使用Exchange Online的電郵服務。基於成本上的壓力，可能迫使IT部門急於做出決定，從而限制了End User所需的關鍵功能。
對於從Exchange Server本地配置轉移到Exchange Online或完整Office 365套件的組織，有幾個關鍵區域對組織的成功至關重要，而通常都會在遷移完成後，用戶開始使用時，這些問題才會被適當的關注。
1. 電子郵件備份不足會帶來危險的情況
雖然Microsoft提供長達44天的復原服務，用於已刪除的電郵或郵箱，但Office 365 本身是沒有為其用戶提供備份服務。
許多組織因此忽略了缺乏備份功能的這件事，直到用戶丟失電郵的時間長到連Microsoft都無法支援復原，才意識到備份的重要性。
所以採用Office 365的組織企業都應在其Office 365備份訂閱中查看來自第三方供應商的產品(如Acronis、Veaam等等….) ，以提供數據保護。
2. 基本計劃未提供所需的安全功能
當採用便宜的Office 365許可時，IT部門忽略的另一個領域是高級安全性，它僅可作為這些計劃的附加組件使用。選擇與Office 365中的某些低成本計劃結合使用-Office 365 F1、Exchange Online Plan 1、Business Essentials或Business Premium-可能會失去圍繞高級威脅防護和防禦功能的防禦功能的風險。反網路釣魚，可幫助確保組織的數據和系統安全。
3. 高級合規性功能可能會花費您額外的費用
某些企業必須滿足 eDiscovery 和封存功能的合規性要求。選擇低端計劃之一（例如Office 365 F1、Exchange Online Plan 1、Office 365 Business Essentials或Office 365 Business Premium）的組織將沒有這些合規性功能。在大多數情況下，要獲得該功能，組織將必須購買額外的許可或Exchange Online Protection Plan才能為每個用戶許可添加其功能。
4. 考慮所有用戶的儲存需求
Microsoft對它的大多數Office 365方案提供了很慷慨的儲存空間，除了F1以外(只提供2GB)，其餘基本上都會有50GB(含或以上)的儲存空間。比起許多本地的Mail Server來說，Office 365所提供的空間是大非常多的。
但是，歸檔是一個經常被忽視的領域。基本的Office 365訂閱(Office 365 F1、Exchange Online Plan 1、Office 365 Business Essentials或Office 365 Business Premium) 不包括歸檔功能。
5. 沒有充分利用Office 365方案中的所有可用服務
許多組織進行的雲遷移非常狹窄，只會將電郵轉移到Exchange Online。從Exchange Online Plan1(HK$31.00) 遷移到Office 365 Business Essentials (HK$39.00)，每個用戶每個月只需額外花費幾港幣的價格，就可以得到更有價值的協作服務，這些服務可以幫助End User使用該平台做更多的事情，例如Microsoft Teams、Skype for Business、SharePoint、OneDrive、Office Online Apps、Forms、PowerApps、 Flow and Bookings。
